RPA e programmazione dei processi finanziari

Il settore finanziario è già oggi uno dei comparti che sta maggiormente beneficiando delle tecnologie per la robotizzazione dei processi di business, anche in questo caso infatti la Robotic Process Automation (RPA) offre il vantaggio di automatizzare task ripetitivi che, quando eseguiti manualmente, presentano il duplice svantaggio di distrarre gli operatori da compiti più creativi e di produrre diseconomie di scala.

Il panorama del Finance è infatti fortemente data driven e, in un contesto sempre più caratterizzato dai Big Data, affidare a dei collaboratori l’intero onere di compiti come l’acquisizione, la gestione, l’analisi e l’elaborazione dei dati, influisce negativamente sui costi medi legati alla produttività.

Una limitata capacità di individuare le procedure robotizzabili potrebbe quindi determinare uno svantaggio anche in termini di competitività.

La robotizzazione è in primo luogo un sistema che consente di replicare le interazioni umane con le applicazioni e le piattaforme software al fine di eseguire automaticamente processi Data intensive. I task che possono essere organizzati tramite un approccio rules-based e schematizzati all’interno di template, consentono di definire dei pattern per l’RPA e sono quindi robotizzabili.

Per quanto l’RPA preveda per sua natura un approccio disruptive, la sua maggiore efficacia si manifesta nell’integrazione non invasiva con sistemi preesistenti, allo scopo di massimizzarne le performance. L’acquisizione di nuovi dati durante l’esecuzione dei task permette inoltre di migliorare i pattern grazie all’intervento del machine learning, a cui spetta il compito di rilevare e rimuovere le criticità a carico del workflow.

Nel caso particolare del Finance, sono individuabili numerosi processi che si prestano alla replicazione ed è possibile analizzarli singolarmente nel dettaglio.

Fatturazione e gestione dei pagamenti

I bot animati dall’RPA consentono di generare dei processi streamlined per l’automatizzazione dei task che vengono effettuati dal momento dell’esecuzione di un ordine fino alla sua fatturazione in seguito alla ricezione del pagamento. La robotizzazione prevede infatti uno schema in cui un evento trigger (in questo caso l’ordine) attiva i bot i cui comportamenti sono determinati da regole predefinite.

È così possibile replicare processi ripetitivi tradizionalmente svolti da personale umano come la registrazione di nuovi clienti o l’aggiornamento delle informazioni relative a quelli già presenti nei database, l’avvio delle procedure di spedizione, l’aggiornamento degli inventari, la preparazione delle fatture sulla base dei dati contenuti negli ordini e l’aggiornamento delle voci in bilancio.

Al contempo divengono immediatamente disponibili informazioni utili per l’analisi dei dati di vendita.

Da un punto di vista legato alla produzione del fatturato, l’RPA diventa uno strumento efficace per il monitoraggio dei bilanci in tempo reale e per la formulazione dei previsionali, per determinare i processi di decision-making riguardanti le strategie di mercato, per l’aggiornamento dei listini e per l’esecuzione di controlli incrociati sull’effettiva produttività degli asset coinvolti.

Gestione degli asset e reporting

Gli aspetti riguardanti la gestione delle immobilizzazioni sono tipicamente caratterizzati da task ripetitivi. Soprattutto nei contesti enterprise più strutturati quest’incombenza può diventare particolarmente onerosa sia in termini di tempo che di risorse dedicate.

Anche in questo caso l’RPA può fornire il suo contributo in termini di replicazione sostituendo le procedure manuali in operazioni come l’acquisizione dei preventivi da parte dei fornitori, la definizione precisa dei budget e la riorganizzazione dei registri per disporre sempre di un’istantanea affidabile riguardante i fixed asset disponibili.

Il tema delle immobilizzazioni è fortemente legato a quello della reportistica, un aspetto che viene semplificato dalla robotizzazione grazie alla possibilità di elaborare dati a runtime. Si pensi al già citato caso dell’acquisizione dei preventivi, l’RPA consente infatti di operare delle analisi automatiche delle proposte ricevute, fornendo rapidamente report comparativi sulla base dei quali determinare le decisioni di acquisto.

Il medesimo discorso può essere esteso al financial reporting, la cui automatizzazione e disponibilità rappresenta anche una garanzia di trasparenza per i soci e gli investitori, o alla reportistica riguardante l’operatività che permette non soltanto di monitorare il funzionamento processi di business, ma anche quello delle stesse soluzioni per l’RPA che si è scelto di adottare.

Nel caso specifico del reporting finanziario, la replicazione interviene positivamente nel garantire la precisione di procedure che riguardano l’archiviazione dei dati utili a rilevare i benefici derivanti da una determinata disclosure, quindi in un’ottica pre-investimento, nella gestione di operazioni a scadenza periodica, come l’erogazione dei ratei, e per procedure particolarmente delicate dal punto di vista delle revenue come per esempio il controllo in tempo reale dei tassi di cambio del mercato monetario. 

Fiscalità e Banking

In ambito aziendale l’RPA può rivelarsi una valida alleata per far fronte alle incombenze relative all’assolvimento degli obblighi fiscali. Da questo punto di vista la precisione garantita dalla robotizzazione si rivela in particolare nelle procedure di accounting, l’RPA è infatti un efficace strumento di reconciliation, permettendo di acquisire e rendere coerenti i dati relativi a qualsiasi voce di entrata o di spesa, indipendentemente dalla divisione di riferimento.

I benefici della replicazione dei task si estendono quindi non soltanto alla possibilità di calcolare accuratamente imponibili e imposte, ma anche ad una maggiore garanzia di conformità alle normative vigenti in tema di fiscalità.

Le potenzialità della robotizzazione ai fini della reconciliation diventano evidenti anche in tema di gestione dei rapporti con gli istituti di credito. Una realtà enterprise dispone tipicamente di più conti bancari e portafogli, di conseguenza può risultare utile disporre di bot in grado di autenticarsi anche simultaneamente su diverse piattaforme per il banking online e di interagire con applicazioni per il resource planning.

Nello stesso modo l’RPA può rendere estremamente più rapidi i tempi necessari per lo svolgimento di rilevazioni riguardanti lo stato corrente delle disponibilità finanziarie, estraendo soltanto le informazioni essenziali per esprimere una valutazione in vista di eventuali investimenti.

RPA e resource planning

Volendo estendere il concetto di resource planning oltre alle sole implicazioni economiche, è possibile riassumere i vantaggi derivanti dall’impiego dell’RPA nelle attività di Finance in:

• riallocazione: con l’opportunità di reindirizzare risorse, anche umane, verso compiti non ripetitivi;
• ricombinazione: con la possibilità di associare dati provenienti da diverse sorgenti per poi analizzarli ed elaborarli partendo da dataset coerenti;
• formalizzazione: tramite la definizione di linee guida, regole, specifiche e buone pratiche che permettano di replicare e rendere ancora più performanti le procedure manuali;
• controllo di input e output: i dati in entrata ed uscita, anche se generati o gestiti da diverse fonti (software, file, database, comunicazioni), possono essere utilizzati il completamento dei processi così come per il loro perfezionamento.

Tutti i benefici elencati, rilevabili anche per altri comparti, si traducono in un incremento della produttività ed in un miglioramento delle condizioni di lavoro quando l’integrazione della RPA avviene in modo coerente rispetto a una struttura preesistente.